PT. X merupakan perusahaan manufaktur
multinasional yang bergerak di bidang consumer good. PT. X memiliki
struktur organisasi yang terdiri dari beberapa fungsi di dalamnya, salah
satunya adalah Human Resource Development (HRD). HRD bertanggung jawab
atas segala sesuatu yang berhubungan dengan sumber daya manusia yang ada di PT.
X. HRD membawahi beberapa sub-fungsi, dimana tiap sub-fungsi juga membawahi
beberapa departemen di dalamnya. Salah satu departemen dalam HRD adalah
departemen HR Services yang dibawahi oleh sub-fungsi HR Services &
Labor Relation. Departemen HR Services bertujuan untuk memberikan
pelayanan terbaik secara akurat dan tepat waktu dengan mengkonsolidasi semua
transaksi HR dalam satu tempat.
Tujuan HR Services menunjukkan bahwa
kualitas merupakan hal yan terpenting dalam pemrosesan dan penyampaian layanan
HR di PT. X. Kualitas ini juga berlaku bagi C&B sebagai sub-departemen yang
dibawahi oleh HR Services. Hal ini yang mendorong C&B untuk
melakukan standarisasi pada proses utamanya berdasarkan standar yang telah
diakui secara internasional. Standar internasional yang dimaksud adalah ISO
9001 yang berkaitan dengan kualitas. Versi ISO 9001 yang digunakan adalah versi
terbaru yaitu ISO 9001:2015. Standarisasi proses diharapkan dapat meningkatkan
kesempatan untuk perbaikan berkelanjutan, memudahkan proses belajar bagi
karyawan baru, dan meningkatkan konsistensi dalam memberikan pelayanan terbaik.
Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah merancang sistem manajemen
mutu yang dibutuhkan untuk kepentingan sertifikasi ISO 9001:2015. Penelitian
ini dilakukan hanya pada C&B yang ada di kantor pusat Surabaya.
Tinjauan mutu awal C&B PT. X
menunjukkan bahwa persyaratan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 yang telah
diterapkan adalah sebesar 86%. Analisis risiko merupakan dasar yang digunakan
dalam melakukan perancangan sistem manajemen mutu dan memiliki hubungan hampir
di semua klausul dalam ISO 9001:2015. Analisis risiko dilakukan pada 55 proses
dari 127 proses C&B yang ditentukan memiliki potensi dampak yang besar bagi
C&B. Analisis risiko menghasilkan 29 proses yang ditentukan memiliki risiko
besar berdasarkan hasil penilaian risiko berdasarkan aspek finansial, reputasi,
dan aset informasi pada tahapan proses. Perancangan selanjutnya dilakukan untuk
meningkatkan kesesuaian dengan membuat manual mutu yang terdiri dari konteks
organisasi, pernyataan ruang lingkup ISO 9001:2015, business process,
visi, misi, kebijakan mutu, sasaran mutu, struktur organisasi beserta job description dan
kompetensi karyawan, master document form, hasil audit, dan hasil
tinjauan manajemen. Rancangan lainnya adalah pembaruan SOP yang dilakukan pada
29 proses C&B.
ISO 9001:2015 merupakan standar terbaru dari
ISO 9001 yang menggantikan versi sebelumnya, yaitu ISO 9001:2008. Model proses
ISO terbentuk dari urutan input, proses, output yang didasarkan
pada siklus PDCA (ISO [1]). Perubahan mendasar ada pada versi terbaru ISO,
yaitu peninjauan lebih mendalam terhadap lingkungan dan konteks organisasi serta
pemikiran berbasis risiko, ISO 9001:2015 tidak hanya memperhatikan pelanggan,
namun juga lingkungan dari organisasi untuk me-ningkatkan ketahanan dan
keberlanjutan organisasi terhadap perubahan. ISO 9001:2015 terdiri dari 10
klausul, dimana klausul 1-3 merupakan klausul pembuka sedangkan 4-10 merupakan
klausul isi. Klausul 1-3 terdiri dari lingkup penerapan, istilah, dan definisi
dari ISO 9001:2015. Klausul 4-10 merupakan klausul persyaratan yang harus
dipenuhi oleh organisasi untuk dapat meng-implementasikan ISO 9001:2015.
Audit internal
dilakukan untuk dua pilot process, yaitu proses promotion/demotion
relocation with compensation dan inpatient with GL - medical
excess. Audit yang dilakukan di bagian Portal untuk kegiatan promotion/demotion
relocation with compensation menemukan adanya temuan yang bersifat minor.
Tingkat kesesuaian sistem manajemen mutu C&B dengan persyaratan ISO
9001:2015 setelah dilakukan perancangan adalah sebesar 94%. C&B perlu untuk melakukan perbaikan secara
berkelanjutan untuk memastikan jalannya sistem manajemen mutu yang efektif.
Salah satu yang dapat dilakukan adalah dengan melibatkan 98 ini dilakukan untuk
memastikan risiko dari proses dalam sistem manajemen mutu ISO 9001:2015. Hal
tersebut tetap kecil dan tidak mempengaruhi pihak-pihak terkait. C&B juga
perlu untuk membuat dokumentasi yang terintegrasi kepada tindakan-tindakan
penanganan risiko yang telah dilakukan, yang didasarkan dari isu-isu yang ada
baik secara internal maupun secara eksternal.
Sumber : Sindhuwinata, Oki Eka, Felecia. 2016. Perancangan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015: Studi Kasus. Surabaya: Universitas Kristen Petra.
Link Sumber :
studentjournal.petra.ac.id/index.php/teknik-industri/article/.../4207
Tidak ada komentar:
Posting Komentar